Prawo spadkowe [art. 968–981 i 1067 KC] reguluje instytucję zapisu. Polega on na tym, że przez rozrządzenie testamentowe spadkodawca zobowiązuje spadkobiercę ustawowego lub testamentowego lub zapisobiercę, który jest również znany jako zapisobierca, do świadczenia określonej rzeczy na rzecz określonej osoby [art. 968 KC]. Zapis może ustanowić tylko spadkodawca i tylko w testamencie, zgodnie z art. 968 KC. Nie wymaga to testamentu powołującego spadkobiercę do spadku. Może to obejmować ustanowienie zapisu, na przykład zobowiązanie spadkobiercy ustawowego lub testamentowego do wykonania określonej czynności na rzecz określonej osoby fizycznej lub prawnej. Po pierwsze, zapisobierca może korzystać z zapisu tylko po ogłoszeniu testamentu, ale spadkobierca wchodzi w prawa i obowiązki zmarłego spadkodawcy z chwilą jego śmierci, czyli z chwilą otwarcia spadku. To jest różnica między zapisobraniem a dziedziczeniem. Odpowiedzialność spadkobiercy z tytułu zapisu jest ograniczona do wartości stanu czynnego spadku [art. 1033 KC], podczas gdy odpowiedzialność spadkobiercy z tytułu zapisu jest ograniczona do wartości jego własnego zapisu.
Nie można obciążać majątku osoby trzeciej nie odnoszącej korzyści z tytułu zapisobrania lub dziedziczenia za pomocą instytucji zapisu. Każde świadczenie o charakterze majątkowym może być przedmiotem zapisu. Może to być na przykład zobowiązanie do zapłacenia określonej kwoty lub zwolnienia z długu, przeniesienie własności rzeczy oznaczonej co do tożsamości lub tylko co do gatunku, a także ustanowienie ograniczonego prawa rzeczowego. Istnieje zobowiązanie dotyczące rzeczy wchodzącej w skład spadku, gdy chodzi o świadczenia takie jak przeniesienie własności, w tym nieruchomości. Niemniej jednak przepisy dotyczące procesu zapisu nie zabraniają ustanowienia zapisu rzeczy, które nie należą do spadku, np. rzeczy własnej spadkobiercy obciążonego zapisem. Może to wyłączyć spadkodawca, chociaż art. 976 KC mówi, że zapis rzeczy nie należącej do spadku (np. nieruchomości) jest nieskuteczny. W takim przypadku spadkobierca obciążony zapisem ma zarówno obowiązek przeniesienia własności rzeczy stanowiącej jego własność, jak i podjęcie działań w celu zakupu rzeczy wskazanej przez spadkodawcę.
Jeśli starania o nabycie rzeczy nie przyniosą pozytywnego wyniku z przyczyn niezależnych od zobowiązanego (na skutek okoliczności, za które dłużnik nie odpowiada), świadczenie jest niemożliwe. W tym przypadku jego obowiązek wygasa, chyba że spadkodawca postanowi, że obciążony musi zapłacić określoną kwotę. W tym przypadku suma pieniężna nie musi być określona w konkretnej kwocie; zamiast tego może być przedstawiona jako równowartość konkretnej nieruchomości. Zapisy dotyczące nieruchomości mogą również oznaczać, że spadkobierca otrzymuje własność lokalu na rzecz zapisobiercy przy zachowaniu warunków określonych w obowiązujących przepisach, a także przeniesienie udziału w nieruchomości. W uzasadnieniu tej uchwały SN stwierdził, że wykonanie takiego zapisu wymaga umowy spadkobiercy i zapisobiercy.
Oczywiste jest, że umowa musi być zawarta w formie aktu notarialnego i zarejestrowana w księdze wieczystej. W orzeczeniu SN z 10.8.1988 r., III CZP 65/88 (nie publ.) stwierdzono, że w przypadku, gdy osoba, na którą został ustanowiony zapis nieruchomości, przyjęła go w posiadanie jako przedmiot zapisu, ale odmawia zawarcia umowy przenoszącej własność nieruchomości ze spadkobiercą, umowa ta musi być sporządzona w formie aktu notarialnego. Wartość 981 KC określa termin przedawniania roszczenia z tytułu zapisu.
W przypadku przepisu, który mówi, że roszczenie przedawnia się w ciągu pięciu lat od dnia wymagalności zapisu, chodzi tylko o żądanie spełnienia świadczenia wynikającego z zapisu. Nie dotyczy to jednak roszczeń zapisobiercy o wynagrodzenie za korzystanie z rzeczy, o zwrot pożytków lub o zapłatę ich wartości, ani roszczeń obciążonych zapisem o zwrot nakładów. Do nich stosuje się odpowiednio przepisy o roszczeniach między właścicielem a samoistnym posiadaczem rzeczy, określone w art. 224-227 i 229 KC, zgodnie z art. 977 KC. W obecnych przepisach spadkobiercy, którzy dziedziczą gospodarstwo rolne, mogą zostać obciążeni zapisem, który powoduje, że własność gospodarstwa lub jego części zostanie przeniesiona na zapisobiercę. Jednak art. 1067 § 2 KC stanowi, że spadkobierca zobowiązany do wykonania zapisu może żądać zamiany przedmiotu zapisu na świadczenie pieniężne, jeśli wykonanie zapisu prowadziłoby do podziału gospodarstwa rolnego (lub wkładu gruntowego w rolniczej spółdzielni produkcyjnej), co byłoby sprzeczne z zasadami prawidłowej gospodarki rolnej.
Instytucja zapisu stanowi jedno z bardziej interesujących i złożonych zagadnień polskiego prawa spadkowego, a jej znaczenie praktyczne ujawnia się szczególnie wyraźnie w sytuacjach, gdy przedmiotem zapisu jest nieruchomość. Przepisy Kodeksu cywilnego regulujące zapisy, zarówno zwykłe, jak i windykacyjne, zawierają mechanizmy umożliwiające przekazanie określonych składników majątkowych osobom trzecim, bez potrzeby dokonywania działu spadku. Kwestia nabycia prawa do nieruchomości w drodze zapisu wiąże się nie tylko z rozróżnieniem między zapisem zwykłym a zapisem windykacyjnym, ale również z istotnymi konsekwencjami w sferze prawa rzeczowego, podatkowego oraz postępowania cywilnego.
Zapis zwykły, zgodnie z art. 968 § 1 Kodeksu cywilnego, stanowi rozrządzenie testamentowe, na mocy którego spadkodawca zobowiązuje spadkobiercę do spełnienia określonego świadczenia majątkowego na rzecz oznaczonej osoby. W przypadku gdy przedmiotem zapisu zwykłego jest nieruchomość, mamy do czynienia jedynie z zobowiązaniem o charakterze obligacyjnym, nie zaś skutkiem rzeczowym. Oznacza to, że zapisobierca uzyskuje jedynie roszczenie wobec spadkobiercy o przeniesienie własności nieruchomości, a nabycie prawa własności wymaga zawarcia odrębnej umowy przenoszącej to prawo w formie aktu notarialnego. W praktyce zatem skuteczność zapisu zwykłego jako instrumentu przenoszenia własności nieruchomości jest ograniczona przez konieczność dalszego działania stron.
Odmiennie rzecz się ma w przypadku zapisu windykacyjnego, który został wprowadzony do polskiego porządku prawnego z dniem 23 października 2011 roku na mocy nowelizacji Kodeksu cywilnego. Zgodnie z art. 981¹ § 1 k.c., w testamencie sporządzonym w formie aktu notarialnego spadkodawca może postanowić, że oznaczona osoba nabywa z chwilą otwarcia spadku określony przedmiot majątkowy, np. własność nieruchomości, udział we współwłasności lub użytkowanie wieczyste. Zapis windykacyjny wywołuje zatem skutek rzeczowy ex lege, co oznacza, że prawo własności przechodzi na zapisobiercę w chwili śmierci spadkodawcy, bez potrzeby zawierania dodatkowych umów ani składania oświadczeń woli przez strony.
Skuteczność zapisu windykacyjnego jako sposobu nabycia nieruchomości zależy od spełnienia szeregu warunków formalnych. Przede wszystkim testament musi być sporządzony w formie aktu notarialnego, a przedmiot zapisu musi być ściśle oznaczony i możliwy do indywidualizacji. Przepis art. 981¹ § 2 k.c. zawiera zamknięty katalog przedmiotów mogących być objętymi zapisem windykacyjnym, w tym nieruchomości i prawa rzeczowe na nieruchomościach. W przypadku niespełnienia tych warunków zapis windykacyjny jest nieważny, a rozrządzenie może być traktowane jako zapis zwykły, o ile spełnia jego przesłanki. Należy również zwrócić uwagę, że zapis windykacyjny nie może naruszać przepisów o zachowku, co oznacza, że osoby uprawnione mogą dochodzić odpowiedniego uzupełnienia swojego udziału w spadku.
Z chwilą nabycia prawa do nieruchomości w drodze zapisu windykacyjnego powstaje po stronie zapisobiercy obowiązek ujawnienia nabycia w księdze wieczystej. Choć wpis ma charakter deklaratoryjny, jego dokonanie jest istotne z punktu widzenia bezpieczeństwa obrotu prawnego oraz możliwości skutecznego rozporządzania nieruchomością przez nowego właściciela. W praktyce często zdarza się, że notariusz sporządzający testament windykacyjny przekazuje odpis aktu notarialnego wraz z wnioskiem do sądu wieczystoksięgowego, co pozwala na zachowanie ciągłości formalnoprawnej.
Warto również zwrócić uwagę na podatkowe aspekty nabycia nieruchomości w drodze zapisu. Zgodnie z ustawą o podatku od spadków i darowizn, zapis windykacyjny traktowany jest analogicznie jak nabycie spadku, co oznacza, że zapisobierca jest zobowiązany do złożenia zeznania podatkowego i ewentualnego uiszczenia podatku. Wysokość zobowiązania zależy od stopnia pokrewieństwa między zapisobiercą a spadkodawcą oraz wartości nabywanego składnika majątkowego. W przypadku zapisobierców należących do tzw. „grupy zerowej” (np. dzieci, małżonek) istnieje możliwość całkowitego zwolnienia z podatku, pod warunkiem spełnienia określonych ustawą warunków formalnych.
W orzecznictwie i doktrynie zwraca się również uwagę na praktyczne problemy związane z rozbieżnością pomiędzy treścią zapisu a rzeczywistym stanem prawnym nieruchomości. Przykładowo, jeżeli przedmiotem zapisu windykacyjnego jest nieruchomość, którą spadkodawca przed śmiercią zbył, zapis ten staje się bezskuteczny, co wynika z art. 981² § 1 pkt 1 k.c. W sytuacjach bardziej złożonych, jak np. współwłasność nieruchomości, konieczne może być rozważenie wpływu zapisu na strukturę współposiadania oraz możliwość jego zniesienia przez nowego współwłaściciela.
Reasumując, nabycie prawa do nieruchomości w drodze zapisu stanowi instytucję o dużym znaczeniu praktycznym, pozwalającą na elastyczne kształtowanie rozrządzeń testamentowych. O ile zapis zwykły wymaga dodatkowych działań i nie daje natychmiastowego skutku rzeczowego, o tyle zapis windykacyjny umożliwia przeniesienie własności z chwilą otwarcia spadku. Warunkiem skuteczności tego rozwiązania jest jednak dochowanie rygorów formalnych, precyzyjne oznaczenie przedmiotu zapisu oraz uwzględnienie ograniczeń wynikających z przepisów o zachowku i ochronie osób uprawnionych. W kontekście praktyki notarialnej, orzecznictwa sądowego i teorii prawa, zapis windykacyjny jawi się jako nowoczesne narzędzie przenoszenia własności nieruchomości mortis causa, ale jednocześnie wymaga staranności i rozwagi przy jego stosowaniu.