Prawo energetyczne w art. 35 ust. 1 określa jedynie podstawowe wymogi formalne dotyczące wniosku o udzielenie koncesji. Dlatego też, do treści wniosku o udzielenie koncesji stosowane są w szczególności przepisy rozporządzenia Ministra Gospodarki w sprawie określenia dokumentów wymaganych przy składaniu wniosku o udzielenie koncesji na wykonywanie działalności gospodarczej w zakresie wytwarzania, magazynowania, przesyłania i dystrybucji oraz obrotu paliwami i energią 173: wydanego na podstawie art. 17 ust. 3 ustawy z dnia 19 listopada 1999 r. – Prawo działalności gospodarczej (Dz. U. Nr 101, poz. 1178 ze zm.). Przepis ten zawiera wykaz załączników, które należy złożyć wraz z wnioskiem o udzielenie koncesji.
Wniosek o udzielenie koncesji powinien zawierać w szczególności takie dane jak:
1. Oznaczenie wnioskodawcy i jego siedziby lub miejsca zamieszkania, a w razie ustanowienia pełnomocników do dokonywania czynności prawnych w imieniu podmiotu gospodarczego 174 również ich imiona i nazwiska.
Oznaczenie wnioskodawcy będącego osobą prawną polega na wskazaniu jego nazwy, statusu prawnego (np. spółka akcyjna, spółka z o.o.), miejsca i numeru rejestracji oraz adresu, numery REGON i NIP. Osoba fizyczna powinna wskazać co najmniej imię, nazwisko oraz miejsce zamieszkania.
2. Określenie przedmiotu oraz zakresu działalności, na którą ma być wydana koncesja.
Wnioskodawca może ubiegać się o koncesje na działalność w ograniczonym zakresie bądź wskazać pełne rodzaje zakresów.
3. Projekt planu rozwoju przedsiębiorstwa w zakresie zaspokojenia obecnego i przyszłego zapotrzebowania na ciepło.
4. Informacje o dotychczasowej działalności wnioskodawcy, w tym sprawozdania finansowe z ostatnich 3 lat, jeżeli podmiot prowadzi działalność gospodarczą.
Ustawa nie wymaga od wnioskodawcy posiadania udokumentowanego doświadczenia w prowadzeniu działalności gospodarczej. Informację o dotychczasowej działalności, w tym sprawozdania finansowe z ostatnich 3 lat, przedstawiają tylko ci wnioskodawcy, którzy działalność gospodarczą w takim czasie prowadzili.
5. Określenie czasu, na jaki koncesja ma być udzielona, wraz ze wskazaniem daty rozpoczęcia działalności175.
Określając datę rozpoczęcia działalności wnioskodawca powinien mieć świadomość, że jeśli w treści koncesji wskazana będzie data, którą zamieścił we wniosku, to nie będzie mógł rozpocząć działalności przed tą datą. Nie rozpoczęcie działalności w określonym terminie i długa w tym zakresie zwłoka, mogą być podstawą do cofnięcia koncesji.176
6. Określenie środków, jakimi dysponuje podmiot ubiegający się o koncesję, w celu zapewnienia prawidłowego wykonywania działalności objętej wnioskiem.
Przez dysponowanie środkami należy rozumieć zarówno ich fizyczne posiadanie z możliwością dysponowania, jak i posiadanie, na podstawie zawartych umów, roszczeń o dostęp do środków finansowych i możliwość dysponowania nimi. Wnioskodawca powinien wykazać, że środki, które pozostają do jego dyspozycji, mogą być wydatkowane na działalność objętą wnioskiem.177
7. Statystyczny numer identyfikacyjny w krajowym rejestrze podmiotów prowadzących działalność gospodarczą. 178.
Statystyczny numer identyfikacyjny w krajowym rejestrze podmiotów prowadzących działalność gospodarczą powinni podać (załączyć) tylko ci wnioskodawcy, którzy numer taki posiadają
8. Zaświadczenia o niekaralności wszystkich członków zarządu spółek akcyjnych i spółek z ograniczona odpowiedzialnością, wszystkich wspólników w spółkach cywilnych lub osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą.
Zgodnie z zapisami art. 33 ust. 3 ustawy – Prawo energetyczne, nie może być wydana koncesja wnioskodawcy skazanemu prawomocnym wyrokiem sądu za przestępstwo mające związek z przedmiotem działalności gospodarczej określonej ustawą. Zaświadczenia o niekaralności, powinny być wydane przez Centralny Rejestr Skazanych Ministerstwa Sprawiedliwości
Prezes URE może żądać dodatkowych informacji i dokumentów w celu uprawdopodobnienia, że wnioskodawca spełni wymagane przepisami warunki 179, jednak tylko w takim zakresie, w jakim może -to służyć uprawdopodobnieniu, że spełni on warunki wykonywania działalności, o której mowa w koncesji. Wezwanie strony do usunięcia braków w dokumencie powinno być wydane w formie postanowienia Prezesa URE 180.
Prezes URE, po analizie wszystkich istotnych okoliczności, w oparciu o dokumenty i informacje, dokonuje oceny co do tego, czy zostało uprawdopodobnione, że wnioskodawca spełni wymagane przepisami warunki oraz podejmuje decyzję, czy wnioskodawca spełnia wymagane przepisami warunki. Jest to administracyjna decyzja uznaniowa, co oznacza, że Prezes URE ma prawo wyboru treści rozstrzygnięcia. Wybór ten nie może być jednak dowolny. Musi on wynikać z wszechstronnego i dogłębnego rozważenia wszystkich okoliczności faktycznych sprawy181. Uznanie wniosku za nie zasługujący na uwzględnienie wymaga uzasadnienia odpowiadającego wymogom art. 107 k.p.a.. Sądowa kontrola decyzji ograniczona jest do badania legalności.
Do wniosku o wydanie koncesji (podobnie jak do wniosków o ich uchylenie, zmianę, cofnięcie czy o stwierdzenie wygaśnięcia) stosuje się postanowienia ustawy z dnia 9 września 2000 r. o opłacie skarbowej (Dz. U. Nr 86, poz. 960), zgodnie z którymi złożenie wniosku wymaga uiszczenia odpowiedniej opłaty skarbowej, w formie znaków opłaty skarbowej w wysokości 5,00 zł za wniosek oraz 0,50 zł za każdy z załączników. Brak znaków skarbowych, pomimo wezwania, do ich uzupełnienia, jest wystarczającą przesłanką zwrotu wniosku, na mocy art. 261 k.p.a.
Wszystkie strony przedkładanej dokumentacji muszą być podpisane przez osoby upoważnione do reprezentowania przedsiębiorcy. Kopie dokumentów winny być poświadczone za zgodność z oryginałem przez notariusza. Dopuszcza się poświadczenie zgodności z oryginałem przez osobę działającą w imieniu przedsiębiorcy, która podpisała również wniosek o wydanie koncesji.
Wszystkie załączniki do wniosku powinny być oryginałami lub poświadczonymi kopiami dokumentów. Kopie załączników mogą być poświadczone urzędowo, przez notariusza, radcę prawnego lub – w przypadku dokumentów wewnętrznych przedsiębiorstwa – osoby uprawnione do reprezentacji przedsiębiorstwa.
170 S. Biernat, A. Wasilewski, Ustawa o działalności gospodarczej. Komentarz, Kraków 1997 r. s. 359
171 art. 43 ust. 3 Prawo energetyczne
172 uchwała SN z 28.09.1991 r. III CZP, OSN 1991 r. nr 1, poz. 3
173 Rozporządzenie zostało wydane dnia 13 czerwca 2001 r. (Dz.U. Nr 66, poz. 666). Na uwadze należy mieć także wymogi określone w art. 17 ust. 1 pkt 2 i ust. 24 ustawy Prawo działalności gospodarczej
174 Ustawa Prawo działalności gospodarczej używa pojęcia „przedsiębiorca”. Podobnie czyni to Prawo energetyczne, ale wyłącznie w art. 56 ust. 3.
175 odpowiednio do art. 36 Prawo energetyczne , koncesji udziela się na czas określony, nie krótszy niż 10 lat i nie dłuższy niż 50 lat.
176 J. Baehr E. Stawicki Prawo energetyczne MUNICIPIUM, 1999 r. str. 121
177 J. Baehr E. Stawicki Prawo energetyczne MUNICIPIUM, 1999 r. str. 122
178 odpowiednio do rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 27 lipca 1999 r. w sprawie sposobu i metodologii prowadzenia i aktualizacji rejestru podmiotów gospodarki narodowej, w tym wzorów wniosków, ankiet i zaświadczeń, oraz szczegółowych warunków i trybu współdziałania służb statystyki publicznej z innymi organami prowadzącymi urzędowe rejestry i systemy informacyjne administracji publicznej (Dz. U. Nr 69, poz. 763)
179 napodstawie art. 18 ustawy Prawa działalności gospodarczej organ koncesyjny (tj. Prezes URE) może dokonać kontrolnego sprawdzenia faktów podanych we wniosku o udzielenie koncesji.
180art. 123 k.p.a. oraz wyrok NSA z 20.X.1989 r. II S.A. 808, Prawo i życie, 1991 r. nr 10 str. 15
181 II S.A. 2875/95 „Wokanda” 1995 nr 6 str. 33